Unterstützung Ihres Business Travel Management mit MobileXpense

Den gesamten Prozess rund um eine Geschäftsreise und die Reisekostenabrechung durchgängig abzubilden ist ein Teil unseres Angebotes an Sie.

Mehr Leistung - Mehr Service

Aber wir gehen noch weiter und bieten im Full-Service die komplette Belegbearbeitung, also die Belegprüfung und die Belegerfassung, an. Damit erhalten Ihre Mitarbeiter einen erheblichen Teil der bisher unproduktiven Arbeitszeit zurück, um verstärkt wertschöpfend tätig zu sein.

Neben den initialen Leistungen, die wir individuell auf Ihr Unternehmen abstimmen, bieten wir in unserem Full-Service-Angebot u.a. diese Leistungen zur Reisekostenabrechnung:

Full-Service Dienstleistungen zur Reisekostenabrechnung (Auszug)

• Eingabe der Abwesenheitszeiten durch Ihre Mitarbeiter als einzige verbleibende interne Aufgabe
• Übernahme der Belegzuordnung durch InServ zu den Reisen unter Beachtung Ihrer Vorgaben
• Zuordnung der korrekten Kostenstellen/Projekten nach Vorgaben durch den Reisenden
• Prüfung der Belege auf steuerliche Korrektheit
• Klärung von Sachverhalten mit den Reisenden einschließlich Kommunikationskosten
• Hotline-Service für Ihre Mitarbeiter
• Scannen der Belege zur optischen Archivierung
• E-Mail-Benachrichtigung der Vorgesetzten, wenn Abrechnungen zur Genehmigung vorliegen
• E-Mail Benachrichtigung der Reisenden, wenn Abrechnungen abgeschlossen sind
• Bereitstellung der Belege zur VAT-Erstattung 
• Bereitstellung der Software MobileXpense für Reisekostenabrechnung 
• Rechenzentrumsdienstleistungen
• Backups der Daten täglich (delta) und wöchentlich (gesamt)
• Speicherung der Daten für 11 Jahre
• Termingerechte Wartung und Aktualisierung der Software nach gesetzlichen Bestimmungen.
• Täglicher Import der Währungskurse (Kassakurs der Goffin Bank Brüssel) und vorhalten der Daten über 18 Monate
• Täglicher Import der Daten der Reisestellenkarte
• Täglicher Import der Corporate Kartendaten
• Periodische Datenübergabe an das Finanzbuchhaltungssystem durch ein CSV-File 
• Standard Reporting